Hoe een koppeling met Exact Online je schaalbaarheidvergroot

Exact Online is voor veel bedrijven de kern van hun administratie en orderverwerking. Toch zien we dat bestelportalen vaak los van Exact draaien. Bestellingen worden handmatig overgetypt, voorraadstanden worden apart bijgehouden en prijzen kloppen niet altijd.

Een directe koppeling tussen je B2B-Webshop en Exact verandert dat fundamenteel. Het maakt je organisatie schaalbaar, verkleint de foutkans en zorgt dat je klanten een professionele ervaring hebben.

De grenzen van handmatige processen

Zolang je ordervolume beperkt is, kom je misschien weg met handmatige invoer. Maar zodra je groeit, ontstaan problemen:

• orders raken zoek,
• prijzen zijn verouderd of niet afgestemd op de juiste prijsafspraak,
• kortingen worden niet consequent toegepast,
• en je hebt steeds meer capaciteit nodig om alles te verwerken.

Een klant met meerdere afleveradressen of complexe staffelkortingen vraagt dan al snel veel handmatig uitzoekwerk. Deze manier van werken beperkt je schaalbaarheid en maakt verdere groei lastig.

Efficiënter en foutloos

Met een directe koppeling worden bestellingen automatisch aangemaakt in Exact, inclusief alle bijbehorende details. Denk aan:

• actuele prijslijsten per klantsegment,
• staffelkortingen die automatisch worden toegepast,
• en specifieke betalingsvoorwaarden die per klant gelden.

Voorraadstanden worden real-time opgehaald, zodat je nooit meer hoeft te puzzelen of een artikel nog beschikbaar is. Ook klantdata zoals afleveradressen en contactpersonen zijn direct beschikbaar, waardoor bestellingen moeiteloos op de juiste plek terechtkomen. Klanten zien altijd de actuele situatie en ontvangen direct een bevestiging.

Dit proces vermindert handmatig werk, verkleint fouten en bespaart veel tijd. Zo kun je met hetzelfde team meer orders verwerken, zonder dat de complexiteit toeneemt.

Klanten merken direct het verschil:

actuele prijzen en persoonlijke prijsafspraken,
betrouwbare levertijden op basis van actuele voorraad,
staffelkortingen die automatisch zichtbaar en toepasbaar zijn,
en een bestelling die na afronden direct zichtbaar is in hun account.

Daarnaast hebben ze inzicht in hun volledige klantdossier, inclusief eerdere orders, facturen, en contactpersonen binnen hun organisatie. Dit geeft vertrouwen, voorkomt onnodige telefoontjes en versterkt je professionele uitstraling.

Beter inzicht en meer omzet

Omdat alle data in Exact beschikbaar is, kun je eenvoudig analyseren:

• welke producten populair zijn en bij welke klantgroepen,
• hoe vaak klanten bestellen en welke prijskortingen worden gebruikt,
• en welke bedrijven potentieel hebben voor extra verkoop of aanvullende diensten.

Door klantinformatie en orderdata te combineren, kun je gerichte acties ondernemen. Bijvoorbeeld door klanten met staffelkortingen actief te benaderen voor herhaalbestellingen of seizoensaanbiedingen. Die inzichten helpen je commercieel te sturen en je dienstverlening verder te verbeteren

Een koppeling met Exact Online is een strategische stap richting schaalbaarheid en efficiëntie. Het maakt je organisatie wendbaar, betrouwbaar en klaar voor groei. Met actuele prijslijsten, klantinformatie en geautomatiseerde processen beschik je over een fundament om klanten optimaal te bedienen en je organisatie verder uit te bouwen.

Meer weten over hoe zo’n koppeling werkt? We denken graag mee.