Je ERP is geen bestelportaal

Een ERP bevat veel van de informatie die klanten nodig hebben om te bestellen. Toch is het niet vanzelf de plek waar je de volledige klantreis vormgeeft. Wanneer je een bestelportaal koppelt aan Exact Online of Business Central, moet je daarom eerst bepalen welk systeem verantwoordelijk is voor welke gegevens en regels.

Dat klinkt technisch, maar de gevolgen zijn direct zichtbaar. Een klant die een andere prijs ziet dan op zijn offerte, of een artikel bestelt dat niet leverbaar blijkt, verliest vertrouwen. Goede integratie begint dus bij duidelijke afspraken over data.

Bepaal per gegeven de bron

Maak voor producten, klantgegevens, prijzen, voorraad, adressen en orders expliciet waar de bron ligt. Leg daarnaast vast hoe vaak informatie wordt bijgewerkt en wat er gebeurt als een koppeling tijdelijk niet beschikbaar is.

Vaak beheert het ERP de administratieve gegevens en de verwerking van orders. Het portaal gebruikt die informatie om klanten begrijpelijk te laten zoeken, kiezen en bestellen. Dat is een uitgangspunt, geen universele regel: de inrichting hangt af van het proces en de mogelijkheden van de systemen.

Prijsafspraken vragen meer dan één prijsveld

In B2B hangt een prijs geregeld af van de klant, een prijslijst, het aantal stuks of een afgesproken periode. Het portaal moet de juiste prijs tonen vóórdat de klant bestelt, terwijl de uiteindelijke order in het ERP met dezelfde uitgangspunten wordt verwerkt.

Daarom toetsen we niet alleen een standaardartikel, maar ook uitzonderingen: een klant met een eigen afspraak, staffelkortingen, afwijkende eenheden of een wijziging die nog niet in alle systemen is bijgewerkt. Juist die gevallen bepalen of een koppeling betrouwbaar voelt.

Actuele voorraad is niet hetzelfde als leverbelofte

Een voorraadstand zegt wat er volgens een systeem beschikbaar is op een bepaald moment. Of je een artikel morgen kunt leveren, kan ook afhangen van reserveringen, binnenkomende voorraad, de locatie of een deelorder. Maak in het portaal daarom duidelijk wat het getoonde getal betekent.

Spreek ook af wat de klant ziet als voorraadgegevens ontbreken of achterlopen. Een eerlijke melding is beter dan een stellige leverbelofte die de organisatie later moet terugnemen.

Wie mag bestellen en namens wie

Een zakelijke klant is vaak meer dan één gebruiker. Verschillende medewerkers kunnen bestellen voor meerdere locaties, terwijl een inkoper eerst wil goedkeuren of een afleveradres centraal wordt beheerd. Die rollen horen bij het bestelproces en kunnen niet worden opgelost door alleen klantgegevens uit het ERP over te nemen.

Leg vast wie toegang beheert, welke afspraken op bedrijfsniveau gelden en welke rechten per gebruiker verschillen. Daarmee voorkom je dat de techniek onbedoeld beslist hoe een klantorganisatie moet werken.

Ontwerp de orderstroom van begin tot eind

Een bestelling in het portaal is pas geslaagd als duidelijk is wat er daarna gebeurt. Wanneer ontstaat de order in het ERP? Welke bevestiging krijgt de klant? En hoe ziet hij later een wijziging, deellevering of annulering terug?

Bij Silk House Europe zijn onder andere prijzen, staffelkortingen, voorraad en orders verbonden met Exact Online. De case van ProGrasS laat zien hoe een portaal voor klanten én interne adviseurs met dezelfde actuele product- en prijsinformatie kan werken. Zulke keuzes worden zichtbaar zodra je de orderstroom stap voor stap uittekent.

Begin met beslissingen in plaats van met endpoints

Een goede koppeling vraagt uiteraard om techniek. Maar de belangrijkste vragen komen eerder: welke informatie mag de klant vertrouwen, wie past een afspraak aan en hoe herstellen we een fout? Als die besluiten helder zijn, kun je bepalen welke gegevens het portaal nodig heeft en hoe de systemen samenwerken.

Wil je een bestelportaal koppelen aan je ERP? 

We brengen graag samen de gegevens, uitzonderingen en bestelstappen in kaart.