Wat levert een B2B bestelportaal werkelijk op

Een B2B bestelportaal is een investering. De eerste vraag is daarom vaak: wat levert het op? Het antwoord is breder dan de omzet die straks via het portaal binnenkomt. Ook de tijd die je nu besteedt aan orders, prijsaanvragen en correcties telt mee. Wie die processen zichtbaar maakt, kan veel beter bepalen waar een portaal waarde toevoegt.

Begin bij het huidige bestelproces

Voordat je naar functionaliteiten kijkt, helpt het om een aantal gewone werkdagen te volgen. Hoe komen bestellingen binnen? Wie controleert de prijzen? Waar worden adressen en artikelnummers overgetypt? En hoeveel telefoontjes gaan over een orderstatus of een factuur die de klant zelf zou kunnen opzoeken?

Dat levert een bruikbaarder uitgangspunt op dan de aanname dat alle klanten voortaan online zullen bestellen. Het gaat erom welke stappen je werkelijk kunt vereenvoudigen en voor wie.

Vier opbrengsten die je kunt onderzoeken

• Tijd per order. Meet hoeveel werk een bestelling nu vraagt, vanaf het eerste bericht van de klant tot en met de verwerking in het ERP. Maak onderscheid tussen eenvoudige herhaalorders en bestellingen met uitzonderingen.
• Minder correcties. Noteer hoe vaak een verkeerd artikel, adres of prijsafspraak moet worden hersteld. Kijk ook hoeveel tijd dat kost bij binnendienst, administratie en klant.
• Zelfservice voor de klant. Een klant die zijn eigen prijzen, orderhistorie of facturen kan bekijken, hoeft daarvoor minder vaak te bellen. Meet welke vragen nu terugkomen en hoeveel klanten deze functies werkelijk gebruiken.
• Ruimte voor commercieel werk. Als de binnendienst minder tijd aan invoer besteedt, kan er ruimte ontstaan voor advies, offertes of opvolging. Reken die ruimte niet automatisch als extra omzet; spreek eerst af hoe je haar gaat inzetten.

Maak de rekensom klein en controleerbaar

Een eerste businesscase hoeft geen uitgebreid model te zijn. Neem bijvoorbeeld het aantal orders per maand, de gemiddelde verwerkingstijd en de interne kosten per uur. Voeg de tijd voor correcties en terugkerende klantvragen toe. Vergelijk vervolgens de huidige situatie met een voorzichtige inschatting van het gebruik van het portaal.

Stel dat slechts een deel van de klanten overstapt. Ook dan kan het effect relevant zijn, vooral als juist de frequente herhaalorders digitaal binnenkomen. Maak daarom twee of drie scenario’s: beperkt gebruik, verwacht gebruik en hoog gebruik. Neem ook ontwikkeling, koppelingen, beheer en doorontwikkeling mee aan de kostenkant.

De koppeling bepaalt een groot deel van het resultaat

Een portaal waarin klanten online bestellen maar medewerkers de order alsnog overtypen, verplaatst het werk. Hetzelfde geldt als prijzen online afwijken van de afspraken in het ERP. Een goed ingerichte koppeling maakt het mogelijk om dezelfde klant-, product- en ordergegevens te gebruiken in beide processen.

Bij ProGrasS werd het bestelportaal ingericht rond actuele productinformatie, prijsafspraken en orders in Exact Online. Bij Silk House Europe spelen daarnaast staffelkortingen, voorraad en orderhistorie een belangrijke rol. De situaties verschillen, maar laten zien waarom een businesscase bij het werkelijke bestelproces moet beginnen.

Meet na livegang wat er verandert

Leg vooraf een nulmeting vast. Kijk na livegang bijvoorbeeld naar het aandeel digitaal geplaatste orders, de verwerkingstijd, het aantal correcties en het gebruik van selfservicefuncties. Spreek af wie deze cijfers volgt en welke verbeteringen je op basis daarvan doorvoert. Zo wordt de businesscase ook een hulpmiddel om het portaal verder te ontwikkelen.

Wat betekent dit voor jouw organisatie

De vraag is niet alleen hoeveel een bestelportaal kost, maar welk deel van je huidige bestelproces het kan verbeteren. Met een helder beeld van orders, uitzonderingen en klantvragen kun je gericht bepalen welke functionaliteit als eerste waarde oplevert.

Wil je jouw bestelproces en de mogelijke opbrengst in kaart brengen?

We denken graag met je mee.